Hoe kies je de juiste virtuele agent voor je bedrijf?

Virtuele collega's worden de nieuwe norm om de klantenservice en operationele efficiëntie van elk modern bedrijf te verbeteren. Vooral in e-commerce, omdat het een waardevolle manier kan zijn om je online shop te onderscheiden. Maar met nogal wat verschillende AI-oplossingen op de markt, vraag je je misschien af wat nu de juste keuze is. En wat is het verschil tussen de verschillende oplossingen? Stop met zoeken, we hebben de antwoorden voor je op een rijtje gezet. 

In het kort: zo selecteer je de perfecte virtuele agent voor je webshop

Op zoek naar een virtuele agent om je supportteam te versterken? Zorg dan eerst dat je heldere doelen hebt opgesteld. Wat wil je dat dit oplevert? Denk aan het upgraden van de klantenservice, het verlagen van kosten of het verbeteren van betrokkenheid. Vervolgens kun je op zoek naar de juiste functionaliteiten. Kijk bijvoorbeeld naar het aanpassingsvermogen, natural language processing (NLP) en integraties met verschillende systemen. 

Door te zoeken naar de mogelijkheden die passen bij jouw doelen kun je een virtuele collega vinden die de juiste taken kan afhandelen. Overweeg schaalbaarheid, flexibiliteit en de kwaliteit van onboarding en ondersteuning om zo snel mogelijk de vruchten te plekken van je nieuwe collega.

De juiste match helpt je de klanttevredenheid te verhogen, efficiënter te werken, werkplezier van je medewerkers te vergroten en waardevolle nieuwe datagedreven inzichten te bieden. Regelmatige performance reviews zijn ook cruciaal om de resultaten te optimaliseren en te zorgen dat je virtuele agent blijft voldoen aan veranderende doelen.

Wil je meer weten? We hebben alles op een rijtje gezet, zodat jij de beste beslissing voor je CS team kunt maken.

‍

Wat is een virtuele agent precies?

Een virtuele agent, ook wel digitale collega genoemd, is een softwareoplossing die is ontworpen om routinetaken te automatiseren, te helpen bij het vinden en samenvatten van informatie, vertalingen af te handelen en meer. Alles om de klantenservice te verbeteren en het werk van je supportteam leuker te maken. Virtuele collega’s zoals Neople, werken als digitale collega's en bieden gepersonaliseerde, mensachtige interacties.

Waar zijn digitale collega's toe in staat?

Virtuele collega's kunnen je bij veel taken ondersteunen. Laten we eens kijken hoe ze klantenserviceteams het beste kunnen helpen:

• Routinematige vragen en taken afhandelen zodat je menselijke team zich kan focussen op de complexere problemen.
• 24/7 ondersteuning bieden om aan de verwachtingen van moderne consumenten te voldoen.
• Een groot aantal vragen tegelijkertijd beheren, wat zorgt voor efficiënte klantinteracties.
• Fouten verminderen en de nauwkeurigheid van antwoorden verbeteren.
• Schaalbaarheid bieden om piekvragen tijdens drukke periodes aan te kunnen.
• Integreren met verschillende tools en systemen om gepersonaliseerde en nauwkeurige antwoorden te bieden.
• Multi-lingual support bieden.
• Directe antwoorden geven op veelgestelde vragen, wat de responstijd en ticketafhandelingstijden aanzienlijk verbetert.

Door digitale agenten in te zetten en ze te integreren met je bedrijfsprocessen en tools, kun je waardevolle tijd van je support team vrijmaken. Hierdoor kan je team zich concentreren op complexere, waardegedreven taken. Het resultaat? Een toename van klanttevredenheid en loyaliteit.

Belangrijke factoren om te overwegen bij het selecteren van een digitale collega

Als je zeker wilt zijn dat je investeert in de juiste virtuele collega-oplossing, moet je ervoor zorgen dat deze aan je zakelijke behoeften voldoet. Hier zijn een aantal factoren om te overwegen bij het kiezen van de juiste oplossing.

Definieer doelen

Begin met het identificeren van je specifieke doelstellingen. Wat wil je bereiken met een digitale collega?

• Verbeter de responstijden van de klantenservice
• Verlaag operationele kosten
• Verbeter klantbetrokkenheid
• Verhoog CSAT
• Verhoog het werkplezier van medewerkers

Het begrijpen van deze doelen helpt je bij het selecteren van een digitale collega die aansluit bij je zakelijke prioriteiten.

Evalueer technische mogelijkheden

Niet alle oplossingen bieden dezelfde mogelijkheden. Sommige bieden meer mogelijkheden dan anderen. 

• Werkt de virtuele agent met natuurlijke taalverwerking (NLP) om diverse klantvragen te begrijpen en te beantwoorden?
• Hoe wordt machine learning toegepast voor continue verbetering van de nauwkeurigheid van antwoorden?
• Met welke bestaande tools en systemen werkt de oplossing?

Deze mogelijkheden zijn essentieel voor het afhandelen van complexe vragen en het leveren van nauwkeurige antwoorden.

Overweeg schaalbaarheid en flexibiliteit

Naast de technische mogelijkheden is het cruciaal om te beoordelen hoe schaalbaar de oplossing is naarmate je team groeit en hoe flexibel deze blijft wanneer je bijvoorbeeld overschakelt naar andere tools.

• Beoordeel integraties met je bestaande systemen.
• Beoordeel de mogelijkheden om groeiende klantinteracties aan te kunnen.
• Overweeg potentiële nieuwe vereisten en systemen die je in de toekomst mogelijk gaat gebruiken. 

Het aanpassingsvermogen is cruciaal voor efficiëntie en effectiviteit voor de lange termijn. 

Beoordeel serviceniveaus

Werken met nieuwe technologieën en AI binnen je team kan een uitdaging zijn, vooral omdat veel supportteams bang zijn voor baanverlies bij de introductie van automatisering. Hier zijn een aantal punten die je kunt overwegen om de beste keuze te maken. 

• In hoeverre wordt ondersteuning geboden en voor hoelang?
• Krijg je hulp bij het integreren van je nieuwe digitale collega in je workflows?
• Hoe lang duurt het dit proces zo snel en soepel mogelijk te laten verlopen? 

Serviceniveaus kunnen een groot verschil maken in het succes van je nieuwe virtuele collega.

De verschillen tussen virtuele collega’s

Digitale collega’s komen in verschillende vormen voor, ieder met unieke sterke punten en toepassingen. Standaard chatbots zijn geschikt voor het afhandelen van eenvoudige, repetitieve taken, terwijl meer geavanceerde digitale agenten, zoals Neople, een hoger niveau van verfijning en personalisatie bieden.

Voor bedrijven die de klantenservice willen verbeteren, zijn digitale agenten met geavanceerde AI-mogelijkheden ideaal. Deze agenten kunnen complexe vragen begrijpen en beantwoorden, gepersonaliseerde aanbevelingen doen en zelfs klantgedrag voorspellen op basis van historische gegevens. Dit niveau van intelligentie is essentieel wanneer je de klanttevredenheid en loyaliteit wil verhogen. 

Als je primaire doel is om routinetaken te automatiseren, kan een eenvoudigere digitale agent voldoende zijn. Deze agenten kunnen efficiënt taken beheren zoals gegevensinvoer, orderverwerking en simpele klantvragen, waardoor medewerkers meer tijd hebben voor strategische activiteiten om de service verder te verbeteren. 

Voordelen van het vinden van de juiste virtuele agent

Het integreren van de juiste virtuele collega is een no-brainer. Serieus, ze komen eigenlijk alleen maar met voordelen. Laten we eens kijken naar de resultaten die je kunt verwachten wanneer je de juiste keuze maakt. 

• Verhoogde klanttevredenheid: Door snelle en nauwkeurige klantvragen te beantwoorden, creëren digitale collega’s een positieve klantervaring—cruciaal voor het opbouwen van langdurige relaties.
• Verhoogde operationele efficiëntie: Virtuele agenten automatiseren routinetaken, waardoor de werkdruk op je menselijke team wordt verminderd. Dit stelt medewerkers in staat zich te concentreren op complexere vraagstukken, waardoor de productiviteit wordt verhoogd en het risico op menselijke fouten wordt geminimaliseerd.
• Verbeterd werkplezier van medewerkers: Door repetitieve, tijdrovende taken over te nemen, maken virtuele agenten medewerkers vrij om zich te concentreren op betekenisvoller werk. Dit verbetert niet alleen de betrokkenheid en vermindert stress, maar verhoogt ook de medewerkerstevredenheid, wat leidt tot een hogere medewerker retentie.
• Meer datagestuurde inzichten: Door klantinteracties te analyseren, bieden virtuele agenten waardevolle inzichten in klantgedrag en -voorkeuren. Deze inzichten helpen je om weloverwogen beslissingen te nemen en jouw aanbod af te stemmen op de behoeften van klanten—een essentieel voordeel in de huidige snel veranderende markt.

Hoe beoordeel je de prestaties van je virtuele agent?

Het evalueren van de prestaties van een virtuele collega is essentieel om ervoor te zorgen dat deze bijdraagt aan het behalen van je doelstellingen. Start met het analyseren van prestatiestatistieken, zoals responstijd, klanttevredenheidsscores en taakvoltooiingspercentages. Deze statistieken helpen je de effectiviteit te evalueren en de ROI van je investering te berekenen.

Beoordeel deze statistieken regelmatig en vergelijk ze met benchmarks en menselijke prestaties om verbeterpunten te ontdekken. Zorg er ook voor dat je feedback verzamelt van klanten en medewerkers. Dit helpt om inzicht te krijgen in de prestaties van je virtuele collega en eventuele potentiële problemen te identificeren.

Last but not least, is het cruciaal om bij te houden hoe goed je virtuele collega zich aanpast aan veranderende bedrijfsbehoeften. Volg het percentage van de output dat door je team wordt gebruikt en streef naar consistente groei in de loop van de tijd. Hoe meer interacties worden afgehandeld, hoe beter de prestaties en output zullen worden.

Uiteindelijk moet het inhuren van een virtuele collega consistent optimale resultaten opleveren voor zowel je bedrijf als je team. Als dat niet het geval is, heb je mogelijk nog niet de juiste oplossing gevonden.

Hoe integreer je een virtuele collega in bestaande processen en tools?

Het succesvol integreren van een digitale collega in je bedrijfsprocessen vraagt om zorgvuldige planning en uitvoering. Start met het bepalen van de specifieke taken en processen de de digitale agent zal beheren. Zo ontdek je welke integraties met bestaande systemen en workflows nodig zijn. 

Zorg er vervolgens voor dat de digitale agent is getraind om de tone of voice en merkwaarden van je bedrijf te weerspiegelen. Dit is ontzettend belangrijk om consistentie in klantinteracties te behouden. Daarnaast bouw je er vertrouwen mee op bij je doelgroep. Een ideale manier om te starten is om je digitale collega te laten communiceren met je team via interne communicatiekanalen. Zo kun je snel feedback genereren en de output met iedere interactie verbeteren. 

Zorg ten slotte voor voortdurende ondersteuning en training voor je team om een soepele overgang te garanderen. Moedig samenwerking aan tussen menselijke medewerkers en je digitale collega om de beste resultaten te behalen.

Door zorgvuldig de juiste virtuele agent te selecteren en te integreren, kun je zowel je bedrijfsresultaat als klanttevredenheid verbeteren en een band opbouwen met je klanten. 

Waarom Neople je favoriete digitale collega voor e-commerce support is

Bij Neople zien we een toekomst voor ons waarin mensen en technologie op natuurlijke wijze samenwerken, waardoor werk leuker wordt. Onze unieke digitale collega's worden een natuurlijk en onmisbaar onderdeel van je team, zodat jouw mensen graag met hen samenwerken.

We vinden het belangrijk dat je digitale collega wordt omarmd en dat gebeurt niet door nog meer tools aan je workflows toe te voegen. Daarom focussen we op de adoptie van een Neople wat ervoor zorgt dat je team plezier haalt uit de samenwerking met een Neople. Waardoor deze beter wordt getraind om de ideale collega te zijn.

Een Neople is ontworpen om op meerdere manieren ondersteuning te bieden, zodat je team zich kan concentreren op het werk dat er echt toe doet.

Hier is wat een Neople onderscheidt als de ideale digitale collega voor je klantenserviceteam: 

• Consistente TOV: Een Neople leert en past je toon toe, waardoor elke klantinteractie authentiek en on-brand aanvoelt, wat vertrouwen opbouwt en een onvergetelijke ervaring voor klanten creëert.
• Always-on, meertalige ondersteuning: Een Neople 24/7 beschikbaar om vragen van diverse klantengroepen en in 60+ talen te beheren en directe hulp te bieden waar en wanneer dat nodig is.
• Gemakkelijke integratie: Een Neople werkt binnen je bestaande tools, wat betekent dat je jouw manier van werken niet hoeft aan te passen. Ze passen perfect in je workflows en leveren snelle, nauwkeurige informatie en antwoorden rechtstreeks via je voorkeurskanalen.
• Schaalbaar en adaptief: Naarmate je bedrijf groeit, groeit een Neople mee. Ze schalen mee met je team en passen zich aan nieuwe vereisten aan, of je ze nu nodig hebt om met piekseizoenen om te gaan of om nieuwe type vragen af te handelen. 
• Betrokken en gemakkelijk om mee te werken: Een Neople brengt een vriendelijke, persoonlijke benadering van AI, waardoor ze een collega zijn waar je team graag mee samenwerkt. Ze functioneren als een vertrouwd teamlid, niet als een stuk technologie.
• Toegewijde hulp en training: We bieden een managed service. Ons customer success-team ondersteunt je bij elke stap, zodat je Neople niet alleen snel wordt geïmplementeerd, maar ook continu wordt geoptimaliseerd om aan je veranderende behoeften te voldoen.

Als je ervoor kiest om met ons samen te werken, kan je team een hogere klanttevredenheid bereiken, de productiviteit verhogen en last but definitely not least, een boeiende ervaring creëren voor zowel je medewerkers als klanten. Wil je weten hoe zich dat in nummers uitdrukt? Bereken het in slechts enkele klikken via onze ROI calculator.

Wil je weten hoe je Neople eruit kan zien en begrijpen hoe je favoriete digitale collega met je supportteam zal werken? Plan een gratis demo van 30 minuten en we laten het je allemaal zien.