Hoe je jouw tone of voice beschermt bij het implementeren van AI customer support

Dankzij efficiëntie en snelheid worden AI-gedreven integraties de norm in de klantenservice. Maar een van de grootste vragen blijft: hoe zorg je voor consistentie en het gebruik van een herkenbare tone of voice bij de implementatie van AI in klantenservice? Hier vind je een volledig overzicht van hoe je je tone of voice beschermt en gelijktijdig ook reactietijden en klantenservice verbetert. 

Top 3 manieren om je tone of voice te beschermen wanneer je werkt met AI in klantenservice

Wil je niet alle details? We begrijpen dat je het druk hebt. Hier vind je een korte samenvatting van hoe je de tone of voice van je merk het beste kunt beschermen terwijl je met AI werkt.

1. Creëer een duidelijke en volledige tone of voice-gids: Zorg ervoor dat je duidelijke richtlijnen hebt over hoe mensen binnen je organisatie met klanten moeten communiceren om consistentie, merkafstemming en een positieve klantervaring te waarborgen. Deze gids omvat voornamelijk merkwaarden en -persoonlijkheid, typen van verschillende tonen voor verschillende scenario’s, taal- en stijlrichtlijnen, empathie en personalisatie, en voorbeeldzinnen. 
2. Pas AI aan met tone-specifieke training: AI kan worden getraind op basis van echte klantinteracties en gegevens om je communicatiestijl beter te begrijpen. Voortdurende training en machine learning zijn cruciaal om de juiste tone of voice te behouden.‍
3. Stimuleer samenwerking tussen menselijke agenten en AI: Er zijn verschillende manieren om met AI te werken. Wil je volledig automatiseren met AI? Het is mogelijk om menselijke agenten AI te laten aanvullen door complexere gesprekken af te handelen of AI suggesties voor antwoorden te laten geven in plaats van automatisch volledige antwoorden te versturen.

‍

Benieuwd naar meer informatie over het beschermen van je tone of voice in klantenservice en hoe je dit kunt aanpakken bij de implementatie van AI? We hebben alle belangrijke informatie in de rest van het artikel hieronder voor je samengebracht.

Waarom de tone of voice belangrijk is voor klantenserviceteams

De tone of voice helpt bij het opbouwen en onderhouden van positieve relaties. Dit is een cruciale factor voor veel e-commercebedrijven gezien de concurrentie blijft groeien. De stem van je merk kan je bedrijf een persoonlijkheid geven. Je klanten zullen zich hierin herkenne en de tone of voice kan zelfs een reden zijn waarom ze voor jouw bedrijf hebben gekozen. 

Wat is de tone of voice in klantenservice precies?

Voordat we ingaan op de redenen waarom je de tone of voice niet moet negeren bij het werken met AI, laten we eerst verduidelijken wat het is. De tone of voice verwijst naar de manier waarop je met je klanten communiceert. Het heeft zelfs een emotionele impact op de interactie met je klanten. Het omvat verschillende elementen, zoals:

• Stijl
• Houding
• Persoonlijkheid

De tone of voice moet een weerspiegeling zijn van je merkwaarden en identiteit, wat helpt om de algehele klantervaring te definiëren. Net als in elke relatie verwachten je klanten dat je consistent gedrag vertoont en in elke conversatie hetzelfde verschijnt.

4 redenen waarom de tone of voice te belangrijk is om te negeren

Je bedrijf zal eerder in gedachte blijven als je het weet te onderscheiden in communicatie. AI die jouw unieke tone of voice consistent kan inzetten, helpt je om top of mind te blijven. 

1. Consistentie is de sleutel bij klantcontact

Automatisering van AI-support kan een krachtig hulpmiddel zijn voor jouw merk, omdat het helpt om te schalen, efficiënter te worden en de klanttevredenheid te verhogen.

Maar de tone of voice is cruciaal om het volledige potentieel van AI-integratie in de ondersteuning te benutten. Je kunt alleen op lange termijn succesvol zijn als je consistent communiceert en klanten weten wat ze van jouw merk kunnen verwachten.

2. Een consistente AI-voice creëert vertrouwdheid

Een consistente en vriendelijke tone of voice van een AI-assistent of chatbot maakt communicatie menselijker. Het helpt klanten te begrijpen dat ze niet te maken hebben met een anoniem bedrijf. Dit vergroot de betrouwbaarheid, waardoor jouw bedrijf op een positieve manier in herinnering blijft.

3. Het verhoogt de betrouwbaarheid en voorspelbaarheid in klantinteracties

Door authentiek te communiceren in lijn met je merkwaarden, vergroot je het vertrouwen van je klanten. Zeker bij het automatiseren van klantinteracties, wil je dat klanten jou kunnen vertrouwen en niet bang zijn om gebruik te maken van je selfservice-opties.

4. Het verhoogt de efficiëntie van je AI-supporttools

Een van de belangrijkste voordelen van het implementeren van AI is de mogelijkheid om taken efficiënter uit te voeren. Door klantvragen te beantwoorden met een gestandaardiseerde en consistente tone of voice, wordt de interactie met klanten effectiever terwijl deze authentiek blijft.

Dit helpt ook om een uniforme merkpersoonlijkheid te behouden, zelfs in verschillende kanalen en talen.

Hoe de digitale collega's van Neople jouw tone of voice waarborgen

Als je nog niet van Neople hebt gehoord, dan wordt het hoog tijd. Wij creëren namelijk AI-collega's die zijn ontworpen om te werken zoals iedere menselijke collega dat zou doen. De digitale collega’s van Neople werken samen met je menselijke supportteam en zijn geïntegreerd in alle tools die jouw team dagelijks gebruikt.

Aangezien ze actief zijn in jouw support tool, heeft een Neople het unieke vermogen om de tone of voice van jouw merk te behouden en er meer over te leren. Dit is hoe een Neople je kan helpen je klantenservice op te schalen, met behoud van de juiste tone of voice. 

Een Neople wordt getraind op jouw bedrijfsinformatie

Voordat je Neople begint, worden ze volledig getraind door AI-technologie te combineren met jouw productinformatie, FAQ’s, merkrichtlijnen, interne beleidslijnen en zelfs eerdere gesprekken. Wanneer een Neople begint, kennen ze jouw bedrijf al net zoals een langdurige medewerker dat doet.

De tone of voice kan worden aangepast aan de specifieke behoeften van jouw merk

Wanneer Neople wordt getraind op jouw bedrijf en merk, leren ze ook over jouw tone of voice. Vanaf de eerste dag dat je Neople aan het werk zet, kunnen ze communiceren met je klanten op dezelfde manier als jouw menselijke team.

Een Neople leert en opereert in de werkomgevingen van jouw team

Een Neople werkt waar jouw team werkt. Wanneer een Neople wordt onboarded, worden ze geïntegreerd in alle platforms die jij en jouw teams gebruiken, zoals Slack, Microsoft Teams, WhatsApp en contactcentra zoals Trengo, Zendesk, Freshdesk en meer.

Er is geen noodzaak voor API-sleutels. Aangezien een Neople in alle systemen wordt geïntegreerd, leren ze hoe je met je klanten communiceert.

Een Neople werkt samen met jouw klantenserviceteams

Samenwerking maakt een team sterker. Neople is ontworpen om perfect te passen bij jouw klantenserviceteams. Een Neople werkt samen met jouw team om klantvragen snel op te lossen, terwijl de efficiëntie binnen jouw team verbetert.

Een Neople biedt suggesties voor antwoorden, vertalingen, verbeteringen in de tone of voice en zoekt informatie op om jouw team veel tijd te besparen.

Een Neople helpt om klantenservice op te schalen zonder afbreuk te doen aan de klantervaring

Wanneer je met een Neople werkt, beantwoord je klantvragen snel en efficiënt. Geavanceerde AI-medewerkers kunnen gegevens in realtime analyseren om supersnel gepersonaliseerde oplossingen voor een probleem van een klant te bieden. Jij behoudt de controle, omdat je feedback kunt geven aan je Neople en ze kunt trainen door aan te geven of het gegeven antwoord goed was of verbetering nodig heeft.

En omdat de unieke stem van jouw merk behouden blijft, hoef je je nooit zorgen te maken over slechte antwoorden.

Hoe verbeter je klantenservice met AI die jouw tone of voice van weerspiegelt?

Hoe je met je klanten communiceert, is cruciaal voor het succes van jouw bedrijf. Klanten kiezen jouw merk op basis van de algehele ervaring van interactie met jouw webshop. Daarom is de tone of voice een krachtig hulpmiddel van jouw totaalaanbod. 

Juist nu de rol van AI in klantenservice groeit, is een authentieke AI-stem cruciaal om een verbinding met je klanten op te bouwen. Als je overweegt te investeren in AI-automatisering voor je klantenserviceteams, onthoud dan de kracht van persoonlijke ervaring bij het opbouwen van vertrouwen, betrokkenheid en merkloyaliteit.

Tools die jouw unieke tone of voice respecteren en weerspiegelen, zoals Neople, helpen jouw merk op te vallen. Je zorgt er ook voor dat de menselijke touch nooit verloren gaat in dit tijdperk van AI-assistentie.

Wil je weten hoe een Neople jouw merk kan helpen om klantenservice te optimaliseren terwijl je unieke tone of voice behouden blijft? Boek een gratis demo en we laten je zien hoe jouw persoonlijke Neople kan helpen. En het beste van alles? Je hoeft het niet alleen uit te zoeken. Onze managed services helpen je van begin tot eind om ervoor te zorgen dat je succesvol bent in het opschalen van ondersteuning met AI-samenwerking.